Bescherm wat je liefhebt

Nood zorgt voor flexibiliteit en creatieve oplossingen

Op een tafel ligt een grijs shirt, dat wordt opgemeten met een geel meetlint.

Elk artikel in het Waschbär assortiment moet aan bepaalde kwaliteitscriteria voldoen en deze zijn in onze eigen artikelpassen opgeslagen. Maar wat doe je als je de kwaliteit niet kunt controleren, omdat je geen toegang tot de IT-systemen meer hebt? Na de hackersaanval op Waschbär van 19 mei had het assortimentsmanagement en kwaliteitsmanagement voor het controleren van de nieuwe wintercollectie 2021 en de planning voor de aankomende voorjaarscollectie de maattabellen en kwaliteitsnormen nodig, maar ze hadden geen toegang tot deze gegevens. In tijden van nood word je creatief. Het team kwam na de eerste schok weer op de been en ontwikkelde binnen enkele dagen creatieve oplossingen.

‘‘We kunnen de ontwerpers bellen en vragen of ze ons hun producttekeningen willen toesturen, zodat we de artikelen kunnen vergelijken‘‘, was een idee. Zo gezegd, zo gedaan. ‘‘Ik heb nog een uitdraai van de maattabellen in een map en kan die zoeken‘‘, was een andere gedachte. Zo gezocht, zo gevonden.

Hoe werkt het kwaliteits- en assortimentsmanagement normaalgesproken?

Om te begrijpen wat de afdeling kwaliteits- en assortimentsmanagement bij Waschbär tijdens de kritische fase van de hacker-crisis heeft bereikt, moet je eerst de processen uit de normale tijden begrijpen. Het kwaliteits- en assortimentsmanagement team creȅert en selecteert meerdere keren per jaar natuurlijke mode. Waschbär let daarbij op duurzaamheid en sociale arbeidsomstandigheden. Daarom moeten alle stoffen en processen voor de productie van textiel aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen, zoals Global Organic Textile Standard (GOTS)-gecertificeerd of aan de normen van de Fair Wear Foundation.

‘‘Mijn team en het team van de afdeling duurzaamheid bekijken deze normen, voordat we een product in ons assortiment opnemen‘‘, zegt Vanessa Schinke, teamleidster assortimentsmanagement en productdesign textiel bij Waschbär. ‘‘Bij textiel werken we een jaar vooruit. Toen de hackersaanval in mei plaatsvond, hadden we al een deel van het komend seizoen klaar, maar van ongeveer een derde zaten we nog midden in het proces.‘‘ Geen servers, geen data – geen data, geen kledingstukken voor de nieuwe collectie.

Vanessa Schinke, teamleidser assortimentsmanagement en productdesign textiel over de taken van haar team en de reactie op de crisissituatie.

Wat doe je als de digitale documenten niet beschikbaar zijn?

‘‘In het begin stonden we daar maar en wisten niet wat we moesten doen‘‘, herinnert Angele Zettner zich, afdelingsleidster assortiments- en kwaliteitsmanagement. Haar team bestaat uit 53 personen. Het enige wat we op dat moment allemaal konden gebruiken, was een webgebaseerde messenger service die ook zonder de servers van Waschbär werkte. ‘‘We hebben dan ook gekozen voor de onconventionele weg en hebben WhatsApp-groepen opgericht om ideeȅn uit te wisselen‘‘, zegt Angele Zettner. ‘‘We hebben alles gebruikt wat ons kon helpen om in contact te blijven en ideeȅn uit te wisselen. De belangrijkste vraag was: hoe komen we aan materialen en documenten die ons helpen om normaal te kunnen blijven werken‘‘

Angele Zettner, afdelingshoofd assortiments- en kwaliteitsmanagement over onconventionele methodes en blijdschap over documenten op papier.

Het team ging weer terug naar het tijdperk voor de digitalisering. Bij Waschbär werkt iedereen zo duurzaam mogelijk en probeert papieren uitdraaien te vermijden. ‘‘De collega`s die in het verleden zogezegd ‘stiekem‘ een paar printjes hadden gemaakt, waren nu de helden van de dag. Zij hadden informatie op papier die normaalgesproken na de hackersaanval niet beschikbaar waren‘‘, lacht Zettner. ‘‘Hierdoor werd een bal aan het rollen gebracht en collega’s zeiden: Papier, dat is het! Dus hebben we onze ontwerpster opgebeld en gevraagd: Wat kun je ons ter beschikking stellen? Beetje bij beetje zijn we aan de informatie gekomen die we nodig hebben om verder te kunnen werken.‘‘ Ook de goede oude mappen met dossiers beleefden een renaissance. Zo is het gelukt om de details voor de nieuwe voorjaarscollectie 2022 op tijd naar de leveranciers te sturen en zo de deadline te halen.

Gezamenlijk oplossingen vinden

Kwaliteit is ook belangrijk bij de binnenkomende goederen. In het zogenaamde goederenontvangst onder leiding van Sebastian Dutton wordt steeksproefgewijs iedere levering gecontroleerd of deze aan de door Waschbär gestelde normen voldoet – zijn de afmetingen van een jurk en de pasvorm correct en is de afwerking goed. ‘‘Hiervoor hebben we documenten en maattabellen, maar door de hackersaanval hadden we geen toegang tot deze gegevens‘‘, herinnert Sebastian Dutton zich de dagen na de hackersaanval op 19 mei.

Angele Zettner, afdelingshoofd assortiments- en kwaliteitsmanagement, legt uit hoe de kwaliteitscontrole bij Waschbär werkt.

De artikelen ongecontroleerd in het magazijn neerleggen was uitgesloten, omdat het om grote orders met tot wel 30.000 onderdelen gaat die we, indien nodig, binnen een bepaalde tijd bij de leverancier moeten reclameren. ‘‘Iedereen kwam toen met een idee hoe we aan de maten en richtlijnen konden komen. Een medewerker had toevallig de maten geprint en iemand anders vond een maattabel bij een proefmodel. Zo kwam alles bij elkaar en hoefden we de artikelen niet ongezien in het magazijn neer te leggen‘‘, zegt Dutton.

Berichten op mobiele telefoons worden vrachtbrieven.

Wat zo eenvoudig klinkt, betekent in de eerste dagen veel werk en organisatietalent. ‘‘Ik heb veel rondgelopen‘‘, zegt Sebastian Dutton. ‘‘Ik had het gevoel dat ik me omdraaide en direct al een volgende vraag had die beantwoord moest worden of waar ik duidelijkheid kon krijgen.‘‘ Een voorbeeld: de vrachtbrieven. Deze komen meestal per e-mail, maar de mailserver moest worden afgesloten en toen waren en geen bonnen meer. ‘‘Zonder vrachtbrieven kunnen we ons werk bij de goederenontvangst niet doen‘‘, zegt Dutton. ‘‘We hebben de gegevens naar onze mobiele telefoons laten sturen en een medewerker heeft deze dan overgetypt.‘‘

Hij en zijn team komen sterker uit de crisis. ‘‘Je vindt altijd een manier om een probleem op te lossen. Als je bij elkaar komt tijdens een brainstormsessie komen er van alle kanten creatieve en goede ideeën, die je kunt gebruiken om zo’n crisis te overwinnen.‘‘

Sebastian Dutton, teamleider kwaliteitsmanagment en zij team Qualitätsmanagement und sein Team komen versterkt uit de crisis.

Afdelingsleidster Angele Zettner ziet het ook zo: ‘‘Het is ons daarwerkelijk gelukt, ondanks alle ongunstige omstandigheden die door de hackersaanval zijn ontstaan. Daar zijn we heel, heel trots op. Ik ben trots op mijn team, met hoeveel creativiteit en ideeën zij het mogelijk hebben gemaakt dat wij onze nieuwe lente/zomer collectie 2022 kunnen lanceren.‘‘

Deel dit artikel met je vrienden

Al meer dan 30 jaar is Waschbär de naam van onze Duitse shop en inmiddels 10 jaar van onze Nederlandse Eco-Shop. Onvermoeibaar is hij op zoek naar zijn favoriete eten: duurzame thema`s en ecologisch bewustzijn. Zijn nieuwste missie is lezers met spannende, interessante artikelen en adviezen in het Waschbär magazine te informeren en te vermaken.

VERGELIJKBARE ARTIKELEN

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.